Desde siempre, hemos buscado maneras de organizarnos mejor: agendas, horarios escolares, listas de tareas o incluso la clásica lista de la compra. Tener un sitio donde anotar lo imprescindible ha sido clave para no olvidar nada. Pero con el tiempo, el papel ha dejado de ser la opción principal, aunque aún hay quienes no lo abandonan.
Sea cual sea tu preferencia, hoy te compartimos algunas apps que te ayudarán a planificarte. Al fin y al cabo, llevamos el móvil a todas partes y consultamos más el calendario de Google que el de la pared de la cocina. ¡La era digital está aquí! 🤣 Descubre estas herramientas que facilitarán la organización de tus actividades personales, académicas o laborales. Todos necesitamos un poco de la ayuda de la inteligencia artificial para hacer tareas.
Google Calendar: planificación sencilla y sincronización en todos tus dispositivos
Google Calendar es una de las herramientas más populares a nivel mundial. De acuerdo con Semrush 2, “Google cuenta con 102,2 mil millones de usuarios”, lo que significa que cualquiera con una cuenta puede acceder a esta función sin costo. Ya sea para organizar tareas personales o coordinar reuniones de trabajo, esta herramienta se ha convertido en un básico del día a día. ¡Apostamos a que más de una vez has programado una videollamada a través de su calendario!
A nivel visual se asemeja a una agenda o una hoja de calendario, permitiéndote ver tus planes por día, semana o mes, según lo que necesites en cada momento. ¡Tú decides cómo organizar tu vista!
¿Por qué elegir Google Calendar?
Según el soporte de Google 3, esta app permite planificar reuniones y eventos, recibir notificaciones sobre tus próximas actividades, invitar a otros participantes y hasta sincronizar viajes y reservas en restaurantes. ¡Todo organizado por fecha y hora para que no se te pase nada! Aunque su funcionamiento es clásico, sigue siendo una de las opciones más efectivas. Es una herramienta fácil de acceder, ya que probablemente venga preinstalada en alguno de tus dispositivos. ¡Práctica y al alcance de todos!
💵 Costo: Como mencionamos antes, Google Calendar es completamente gratuito. Sin embargo, si usas tu cuenta de Google con fines profesionales, es posible que en algún momento necesites ampliar tu almacenamiento con uno de sus planes de pago. Aunque las aplicaciones no tienen costo, el espacio que ocupas en ellas sí puede tener un límite gratuito.
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Todoist: listas de tareas inteligentes para una organización eficiente
Si eres fan de las listas esta es la app para hacer listas de tareas y es gratuita para gestionar tu tiempo te va a encantar. Todoist te permite estructurar tus pendientes de manera sencilla, ya sea para el trabajo, los estudios o las tareas del hogar. Puedes clasificar cada actividad, asignarle prioridades, establecer plazos y marcar su progreso, asegurándote de que nada se quede fuera de tu planificación.
¿Por qué optar por esta app?
Según Business Insider 1, una de sus grandes ventajas es su diseño simple e intuitivo, lo que la hace fácil de usar tanto en el ámbito personal como profesional. Además, permite configurar recordatorios y sincronizarla con otras herramientas, como el correo electrónico, aunque solo si lo deseas. Para quienes la usan en el trabajo, ofrece funciones colaborativas para gestionar tareas en equipo. Otro punto a favor es su integración con la Matriz de Eisenhower, una herramienta ideal para priorizar actividades de manera eficiente.
Según datos de la propia app, más de 30 millones de personas y equipos ya la utilizan. ¿Serás tú la próxima?
💵 Costo: la aplicación es gratuita, pero tiene dos suscripciones de pago si necesitas llegar al siguiente nivel. La Pro, por 2654,50 ₡ al mes o 25449,17 ₡ por la suscripción de un año. Y la Business, por 3179,89 ₡ al mes o 38173,76 ₡ por la suscripción anual.
Notion: la herramienta todo-en-uno para estructurar tu información
Su mayor fortaleza puede ser también su mayor desafío: la libertad total para organizarse. Notion ofrece una gran variedad de plantillas listas para usar, pero también permite personalizarlas completamente según las necesidades individuales o de un equipo.
Con más de 100 millones de usuarios, según Xataka 4, esta plataforma ha sabido evolucionar incorporando funciones esenciales como calendarios, correo electrónico y sus clásicas listas de tareas, adaptándose a lo que realmente buscan sus usuarios.
¿Qué hace a Notion una buena opción?
Si necesitas organizarte mejor en el trabajo autónomo, los estudios o la vida diaria, esta app es una gran aliada. Su interfaz intuitiva y sus plantillas prediseñadas facilitan la gestión de tareas, y además, permite acceder desde el móvil incluso sin conexión a internet.
Perfecta para la gestión de tareas diarias a pequeña escala, esta app también puede ser muy útil en grandes empresas o proyectos más complejos. Sin embargo, para aprovecharla al máximo en estos casos, es clave establecer una estrategia clara desde el principio. De lo contrario, encontrar la información puede volverse un desafío, lo que representa su principal inconveniente.
💵 Costo: para un usuario o usuaria particular, la versión gratis será más que suficiente. Pero también hay planes Plus y Business para pequeñas y medianas empresas por 6037,76 y 7044,06 colones al mes respectivamente. Así como planes a medida para grandes corporaciones.
Trello: tableros visuales para gestionar proyectos y equipos
Trello va más allá de una simple app para organizar tareas individuales; está diseñada especialmente para la gestión de proyectos y trabajo en equipo. De hecho, es una de las opciones más completas para coordinar actividades de manera eficiente.
Su sistema se basa en tableros visuales que facilitan la organización y el seguimiento de cualquier tipo de proyecto o flujo de trabajo. Además, permite adjuntar archivos, crear listas de verificación y adaptar cada tablero según las necesidades de un equipo o empresa.
¿Qué hace especial a Trello?
Esta app es ideal para coordinar el trabajo en equipos grandes o en proyectos con múltiples tareas. Sus herramientas permiten asignar responsabilidades, hacer seguimiento en tiempo real y conocer el progreso de cada actividad, facilitando así la gestión y la colaboración dentro del grupo.
2 000 000 de equipos de todo el mundo ya utilizan Trello para organizar sus proyectos.
💵 Costo: registrarte es gratis, pero es cierto que, cuanto más complejo sea el proyecto, o más grande sea la organización, puedes necesitar prestaciones de las opciones de pago. La versión Standard, para equipos pequeños, tiene un coste de 2515,73 ₡ al mes; la Premium, para equipos con varios proyectos, 5031,47 colones; y la Enterprise, para compañías con varios equipos, 8805,07 ₡ al mes.
MyStudyLife: el aliado perfecto para estudiantes y su planificación académica
Esta app ha sido creada específicamente para ayudar a los estudiantes a organizarse mejor, optimizar su tiempo de estudio y mejorar su rendimiento académico. Su objetivo es facilitar la gestión de tareas, horarios y exámenes para aprovechar al máximo cada jornada.
Todo lo que necesitas para estudiar mejor
MyStudyLife ofrece herramientas para organizar tu horario de clases, tareas y exámenes, además de un temporizador Pomodoro para estructurar tus sesiones de estudio y evitar dejar todo para el último momento. También incluye una agenda, recordatorios, seguimiento de calificaciones y monitoreo de tu progreso académico, entre otras funciones.
¿Algún inconveniente? Algunos usuarios han señalado que la reciente actualización de la interfaz no ha sido de su agrado, especialmente para quienes llevaban tiempo usando la app. Sin embargo, si eres nuevo en la plataforma, es probable que te adaptes sin dificultad y puedas sacarle el máximo provecho.
💵 Costo: MyStudyLife es gratuita, aunque ofrece una versión premium llamada MyStudyLife+ con funciones adicionales.
Evernote: mucho más que un bloc de notas
Evernote es una herramienta avanzada para organizar información como un best planner app, que durante años lideró el mercado de apps de productividad. Su éxito se debía a funciones que iban más allá de una simple libreta digital… ¡hasta que la competencia empezó a pisarle los talones!
Algunas de sus características más destacadas incluyen:
- Un editor con historial, que permite recuperar versiones anteriores de notas y trabajar sin conexión.
- La opción de añadir, escanear y extraer contenido de archivos adjuntos.
- Un potente buscador que filtra por fechas, imágenes o ubicaciones.
- Integración con el correo electrónico vinculado a la cuenta.
Ideal tanto para el trabajo como para el estudio, aunque en los últimos años ha perdido terreno frente a alternativas más modernas.
💵 Costo: esta aplicación tiene una versión gratis, pero se basa en las suscripciones, que van desde los 4020,00 ₡ del plan familiar, hasta más de 8400,00 ₡ al mes para el plan de empresas.
¿Aún no sabes cuál elegir?
Después de explorar todas estas apps para organizar tu rutina, ya sea en el estudio, el trabajo o la vida diaria, puede que todavía tengas dudas sobre cuál encaja mejor contigo. Para facilitarte la decisión, aquí tienes un cuadro resumen con sus principales características.👇
| Aplicación | Usos | Ventajas | Precio |
|---|---|---|---|
| Todoist | Organización de tareas. | Su interfaz y su uso son muy sencillos. | Es gratuita pero también ofrece un Plan Pro. |
| Google Calendar | Un calendario digital. | ¡Todo el mundo la usa y siempre la tienes a mano! | Gratuita |
| Trello | Organización de proyectos. | Ideal para trabajar con equipos medianos y grandes. | Tiene versión gratuita y varios planes de pago para equipos más grandes. |
| Notion | Listas de tareas, calendarios... | ¡Es muy versátil! | Tiene versión gratuita y también de pago para empresas. |
| MyStudyLife | Todo lo que necesitas para organizar tus clases y exámenes. | Ideal para estudiantes. | Gratis. Hay también una versión MyStudyLife+ de pago. |
| Evernote | Crear notas. | Puedes almacenar todo tipo de información. | Empieza gratis para pasar a un plan de pago. |
Encuentra la herramienta ideal para organizarte
Estas apps pueden convertirse en aliadas clave para gestionar tus tareas y evitar la procrastinación. La elección dependerá del tipo de actividades que manejes, si trabajas solo o en equipo, y del nivel de complejidad que necesites. Explorar sus funciones te permitirá identificar la que mejor se adapte a tu estilo de organización y empezar a sacarle provecho de inmediato.
Bibliografía
- Esteban, F. (2024, enero 13). La aplicación de moda para organizar tu trabajo y ser más productivo. Business Insider España. https://www.businessinsider.es/aplicacion-moda-organizar-trabajo-ser-productivo-1355454
- Castro, R. M. (2023, febrero 23). 50 estadísticas sobre las búsquedas de Google. Semrush Blog; Semrush. https://es.semrush.com/blog/estadisticas-busquedas-google/
- Qué puedes hacer con Calendar. (s/f). Google.com. Recuperado el 10 de enero de 2025, de https://support.google.com/a/users/answer/9302892?hl=es
- Lacort, J. (2024, octubre 25). Todo el mundo usa Notion como bloc de notas, pero la empresa tiene otros planes (mucho más ambiciosos). Xataka.com; Xataka. https://www.xataka.com/aplicaciones/notion-ha-lanzado-su-propia-aplicacion-correo-parte-su-plan-ser-gran-aplicacion-todo-uno
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